Gdzie trzymać dokumenty firmowe?

Otwierając siedzibę naszego przedsiębiorstwa, w której zamierzamy zatrudnić choć kilka osób i w której ma działać nasze biuro, powinniśmy wcześniej przygotować sobie listę potrzebnego sprzętu, który będziemy musieli zakupić. Taka lista może rozrosnąć się do wprost niebotycznych rozmiarów, ale zachowajmy umiar. Na początek wystarczy kupić najważniejsze rzeczy, reszty dorobimy się z czasem i dokupimy w miarę narastających potrzeb. Podstawą są wygodne biurka dla biurowej załogi, wydajne komputery z odpowiednim oprogramowaniem, szafy biurowe oraz, wbrew wszelkim pozorom, drobiazgi takie jak ekspres do kawy z darmową kawą i cukrem, gdyż to znacznie podnosi morale pracujących dla nas osób. Istotne jest również, by pomieszczenia były przyjazne, warto więc pomalować ściany, a na podłogi położyć nową wykładzinę dywanową.

Czego jeszcze nie może brakować w biurze?

Jeżeli przetwarzamy jakiekolwiek dane osobowe, to zgodnie z ustawą RODO powinniśmy je przechowywać we właściwy sposób. Mało która firma nie przetwarza żadnych danych osobowych, warto więc zaopatrzyć się w porządne i zamykane na klucz szafy na dokumenty. Przydadzą one się do przechowywania danych naszych klientów i kontrahentów, ale także na rozliczenia finansowe należącego do nas przedsiębiorstwa oraz na wszystko to, co nie powinno trafić w niepowołane ręce. Zakup takich mebli, to dbałość o bezpieczeństwo firmy, a jest to przecież bardzo ważna sprawa.

Szafy aktowe zazwyczaj są wykonane z metalu i bardzo proste. To dobre rozwiązanie i nie szukajmy na siłę szaf z drewna lub sklejki. Metal jest praktyczny, prawie się nie niszczy, a w razie czego można go łatwo pomalować. W dodatku nie zajmie się tak łatwo ogniem, co poprawia bezpieczeństwo przeciwpożarowe i dodatkowo chroni nasze dokumenty. Nie powinniśmy w nich jednak trzymać papierów luzem. Warto zainwestować w dodatkowe segregatory i specjalne pudła do archiwizacji niepotrzebnej chwilowo dokumentacji.

Postaw na jakość

Jak i w przypadku reszty wyposażenia, szafy na dokumenty powinno się kupować u sprawdzonego dostawcy, który zapewni nam towar najwyższej rynkowej jakości. Dobre szafy powinny być niemal niezniszczalne, wszystko ma być w nich dobrze spasowane i nie powinny np. chybotać się na prostej podłodze. W końcu chcemy, żeby służyły nam przez lata, a naszą firmę dopiero niedawno otworzyliśmy i wcale nie zamierzamy jej zamykać. Potrzebujemy więc czegoś, co przetrwa dziesięciolecia.

Szafy na dokumenty dobrej firmy wytrzymają przez długie lata i będą dobrze służyły naszym pracownikom, więc nie oszczędzajmy. To nie jest drogi sprzęt, ale zanim go zakupimy, sprawdźmy opinie o producencie i wybierzmy najlepszego.


Drukuj   E-mail